Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach, podczas kontroli urzędu, wykryła nieprawidłowości związane z księgowością i sprawozdawczością. Gmina naruszyła m.in. rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów.

Szczegóły poniżej.

PAWEŁ GĄSIORSKI

W latach 2017 - 2021 (do dnia kontroli) nieprawidłowo zaklasyfikowano, jako środki pieniężne w drodze, operacje dotyczące otrzymanych w roku następnym udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych i dochodów pobieranych przez urzędy skarbowe.

Powyższe operacje ujęto na koncie 141 - „Środki pieniężne w drodze” w ewidencji księgowej jednostki Urząd Gminy. Ww. operacje dotyczyły dochodów budżetu i rozliczeń z tym związanych, podlegających ewidencji w księgach rachunkowych budżetu (organu), które na moment bilansowy stanowiły należności budżetu, a nie środki pieniężne w drodze.

Powyższym naruszono zasady funkcjonowania konta 141 określone w załączniku nr 3 do:
- rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911 z późn. zm.), - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r. poz. 289 z późn. zm.).

Zgodnie z opisem konto służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze. Na stronie Wn konta ujmuje się zwiększenia środków w drodze, a na stronie Ma zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze. Stosownie do przyjętej techniki księgowania, środki pieniężne w drodze mogą być ewidencjonowane na bieżąco lub tylko na przełomie okresu sprawozdawczego. Konto 141 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

Wskazane zasady funkcjonowania konta 141 zostały określone zarządzeniem Nr 4/1/2018 Wójta Gminy Lelów z dnia 15 stycznia 2018 r. w sprawie przyjęcia zasad polityki rachunkowości w Urzędzie Gminy Lelów, a następnie zarządzeniem Nr 168/2020 Wójta Gminy Lelów z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie przyjęcia zasad polityki rachunkowości w Urzędzie Gminy Lelów.

Pod datą 31 grudnia odpowiednio roku: 2017, 2018, 2019 i 2020 w ewidencji księgowej konta 141 - „Środki pieniężne w drodze” ujęto przepływy pieniężne dokonywane w styczniu roku następnego odpowiednio: 2018, 2019, 2020, 2021, tj.:
- pod datą 31 grudnia 2020 r. ujęto operacje na podstawie wyciągów bankowych: nr 1 z dnia 4 stycznia 2021 r; nr 2 z dnia 5 stycznia 2021 r.; nr 4 z dnia 8 stycznia 2021 r.; nr 18 z dnia 28 stycznia 2021 r. na łączną kwotę 77.058,00 zł.

Saldo Wn ww. konta wg stanu na dzień 31 grudnia 2020 r. wynosiło kwotę 77.058,00 zł.
- pod datą 31 grudnia 2019 r. ujęto operacje na podstawie wyciągów bankowych: nr 1 z 2 stycznia 2020 r.; nr 2 z dnia 3 stycznia 2020 r.; nr 3 z dnia 7 stycznia 2020 r.; nr 5 z dnia 9 stycznia 2020 r., nr 6 z dnia 10 stycznia 2020 r.; nr 7 z dnia 13 stycznia 2020 r. na łączną kwotę 62.853,15 zł.

Saldo Wn ww. konta wg stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. wynosiło kwotę 62.853,15 zł (w tym w okresie od 3 do 13 stycznia – 62.417,87 zł);
- pod datą 31 grudnia 2018 r. ujęto operacje na podstawie wyciągów bankowych: nr 1 z dnia 2 stycznia 2019 r., nr 2 z dnia 3 stycznia 2019 r., nr 6 z dnia 9 stycznia 2019 r., nr 9 z dnia 14 stycznia 2019 r. w łącznej kwocie 58.496,93 zł. Saldo Wn ww. konta wg stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. wynosiło kwotę 58.496,93 zł (w tym w okresie od 3 do 14 stycznia – 57.085,93 zł).
- pod datą 31 grudnia 2017 r. ujęto operacje na podstawie wyciągów bankowych: nr 1 z dnia 2 stycznia 2018 r., nr 2 z dnia 3 stycznia 2018 r., nr 3 z dnia 4 stycznia 2018 r., nr 4 z dnia 5 stycznia 2018 r., nr 6 z dnia 9 stycznia 2018 r., nr 22 z 31 stycznia 2018 r. w łącznej kwocie: 49.374,13 zł.

Saldo Wn ww. konta wg stanu na dzień 31 grudnia 2020 r. wynosiło kwotę 49.374,13 zł (w tym od 3 do 31 stycznia – 49.259,13 zł). Na saldo Wn ww. konta składały się udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych oraz udziały w podatku dochodowym od osób prawnych (przekazywane z różnych Urzędów Skarbowych). Skutkiem powyższego w bilansach jednostki ujęto ww. salda jako pozostałe środki pieniężne zamiast należności.

Zgodnie z wyjaśnieniami pracowników Urzędu Gminy Lelów, zapisy na koncie 141 zostały błędnie zaewidencjonowane, gdyż nieprawidłowo zinterpretowano zasady funkcjonowania konta 141.

Zadania w zakresie prowadzenia ewidencji wpływów budżetowych z tytułu udziału gminy w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa, w tym wpływów z podatku dochodowego os osób fizycznych, należały do Głównego Księgowego Urzędu. Nadzór w tym zakresie sprawował p. Wiesława Lipowicz – Skarbnik Gminy Lelów.

Wniosek nr 5
Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Gminy Lelów w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej środków pieniężnych w drodze, zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 141 w ewidencji księgowej jednostki Urząd Gminy określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r., poz. 342) oraz zarządzeniu Nr 168/2020 Wójta Gminy Lelów z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie przyjęcia zasad polityki rachunkowości w Urzędzie Gminy Lelów, a także art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r., poz. 217 z późn. zm.), mając na uwadze art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 305 z późn. zm.).