Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach przeprowadziła w Urzędzie Gminy Lelów kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy Lelów za okres od 1 stycznia 2017 r. do 22 października 2021 r.

RIO miała sporo uwag do pracy urzędników, o czym będę informować w kolejnych newsach.

Pierwsza uwaga dotyczyła zamówień publicznych.

Szczegóły poniżej.

PAWEŁ GĄSIORSKI

W 2019 r. przeprowadzono postępowanie o zamówienie pn.: „Przebudowa mostu w ciągu drogi gminnej 689003S przy młynie w Staromieściu w km 0+864”, w którym:
- w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w SIWZ nie wskazano odpowiednich dokumentów jakie wykonawca powinien złożyć – w przypadku gdy samodzielnie nie spełnia wymaganych warunków udziału w postępowaniu i w tym zakresie powołuje się na zasoby podmiotu trzeciego – potwierdzających, że wobec takiego podmiotu nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 i ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.).

Powyższym naruszono art. 22a ust. 3 ww. ustawy w związku z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. z 2016 r. poz. 1126). Stosownie do wskazanego art. 22a ust. 3 ustawy zamawiający ocenia, czy udostępniane wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 i ust. 5.

Stosownie natomiast do § 9 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Rozwoju zamawiający żąda od wykonawcy, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy, przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w § 5 pkt 1-9 (tj. dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia z postępowania, określonych w art. 24 ust.1 pkt 13-22 i ust. 5 ustawy).

Zamawiający na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia z postępowania podmiotu trzeciego na zasoby którego powoła się wykonawca żądał tylko oświadczenia własnego wykonawcy o braku podstaw wykluczenia podmiotu trzeciego.
- w ogłoszeniu o zamówieniu nie wskazano wszystkich dokumentów wymaganych przez zamawiającego od wykonawcy na potwierdzenie spełniania wymaganych warunków udziału
w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia (które zostały wskazane w SIWZ), tj.:
- przedstawienia przy ofercie zobowiązania podmiotu trzeciego/podmiotów trzecich do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia,
- oświadczenia wykonawcy w zakresie: „Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów w tym osób fizycznych nie będących pracownikami wykonawcy, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji: składa także w oświadczeniu własnym oświadczenia dla każdego z tych podmiotów”.

Powyższe było niezgodne z art. 41 pkt 7a ustawy Prawo zamówień publicznych, stosownie do którego ogłoszenie o zamówieniu zawiera co najmniej wykaz oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.

- zaniechano wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentu wymaganego na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, tj. „wykazu osób” dedykowanych do realizacji zamówienia o informacje wymagane w tym dokumencie przez zamawiającego. Naruszono tym art. 26 ust. 3 powyższej ustawy, zgodnie z którym, jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ust. 1, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez zamawiającego wątpliwości, zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Zgodnie z ogłoszeniem o zamówieniu oraz SIWZ wymagano aby Wykonawca dysponował osobą, która będzie pełnić funkcje kierownika budowy, tj. osobą posiadającą uprawnienia do kierowania robotami budowlanymi w specjalności branży mostowej bez ograniczeń, która w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję kierownika budowy w odniesieniu do minimum 1 roboty budowlanej obejmującej roboty budowlane polegające na budowie lub przebudowie obiektu mostowego o wartości robót co najmniej 500 000,00 zł brutto. Na tą okoliczność wykonawca powinien przedłożyć wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 6 do SIWZ. Zgodnie ze wzorem tego „wykazu osób” (załącznik nr 6 do SIWZ) w kolumnie nr 3 należało podać: „Numer uprawnień budowlanych wraz z ich szczegółowym zakresem, data wydania uprawnień, nazwa organu, który je wydał lub kopia uprawnień”, natomiast Wykonawca (Konsorcjum firm) wskazał tylko numer uprawnień osoby dedykowanej do pełnienia funkcji kierownika budowy, nie wskazano natomiast zakresu uprawnień, daty ich wydania oraz organu, który je wydał. W pouczeniu zawartym we wzorze ww. „wykazu osób” co do sposobu wypełnienia tego oświadczenia wskazano: „Z wypełnionego przez wykonawcę powyższego załącznika nr 6 „Wykaz osób, którymi dysponuje wykonawca i które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, spełniających wymagania określone w punkcie 5.2.3.2 specyfikacji istotnych warunków zamówienia” musi wyraźnie i jednoznacznie wynikać spełnianie warunku, określonego w punkcie 5.2.3.2 SIWZ”.

Ponadto, w powyższym „wykazie osób” wykonawca wykazał jedną usługę zrealizowaną przez osobę dedykowaną do realizacji zamówienia w okresie wcześniejszym niż 5 lat przed upływem terminu ofert, która pomimo tego została uznana przez zamawiającego jako wykazana prawidłowo i przyjęta do punktacji w kryterium oceny ofert „doświadczenie kluczowego personelu”. Wykonawca w zakresie doświadczenia osoby dedykowanej do pełnienia funkcji kierownika budowy wykazał łącznie 6 usług zrealizowanych przez tę osobę, za co uzyskał maksymalną ilość punktów w tym kryterium oceny ofert, w tym usługę, która, zgodnie ze wskazaniem Wykonawcy, była realizowana w okresie wrzesień 2013 r. - marzec 2014 r., zatem okres 5 lat dla tej usługi upływał w dniu 31 marca 2019 r., natomiast termin składania ofert upływał w dniu 11 czerwca 2019 r.

Powyższym naruszono przytoczony już art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych w związku z art. 14 ust. 1 tej ustawy i art. 112 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 r., poz. 459 z późn. zm.). Stosownie do art. 14 ust. 1 powyższej ustawy, do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Zgodnie natomiast z art. 112 ww. ustawy Kodeks cywilny - termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca. Z uwagi na to, że wykonawca nie wskazał konkretnych dat rozpoczęcia i zakończenia powyższej roboty budowlanej (wskazał tylko miesiące i lata), okres 5 lat dla tej roboty budowlanej upłynął w dniu 31 marca 2019 r. jako ostatni dzień wskazanego miesiąca.

Powyższe nie miało wpływu na wybór oferty, gdyż bez tej roboty budowlanej wykonawca uzyskałby również najwyższą ilość punktów spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

- w protokole postępowania w sekcji 27 - „Załączniki do protokołu” nie wskazano umowy o zamówienie, która powinna stanowić załącznik do protokołu, co było niezgodne z art. 96 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz § 2 ust. 2 pkt 21 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r., poz. 1128) oraz wzorem protokołu stanowiącym załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia. Stosownie do art. 96 ust. 2 ww. ustawy oferty, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu. Zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 21 powyższego rozporządzenia protokół w zależności od zastosowanego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawiera informacje, o których mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych oraz informacje dotyczące załączników do protokołu.

Obowiązkiem zamawiającego było „wymienienie wszystkich załączników” w protokole postępowania - w myśl dyspozycji zawartej w pozycji 27 wzoru protokołu. Postępowanie przetargowe przeprowadziła Komisja Przetargowa powołana zarządzeniem Nr 47/2019 Wójta Gminy Lelów z dnia 17 maja 2019 r.

Zadania w zakresie sporządzenia dokumentacji postępowania należały do Głównego Specjalisty w Referacie Infrastruktury i Ochrony Środowiska. Nadzór w tym zakresie sprawował Kierownik tego Referatu.

Dokumentację postępowania w tym ogłoszenie o zamówieniu, SIWZ i protokół postępowania zatwierdził p. Henryk Nowak – Sekretarz Gminy Lelów, działający w imieniu i na podstawie upoważnienia p. Krzysztofa Molendy – Wójta Gminy Lelów.

- W 2017 r. przeprowadzono postępowanie o zamówienie pn.: „Odbiór, transport i zagospodarowanie odpadów komunalnych z terenu gminy Lelów z nieruchomości, na których zamieszkują mieszkańcy oraz z terenu nieruchomości niezamieszkałych, na których powstają odpady komunalne w latach 2017 - 2019”, w którym:
- w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w SIWZ nie wskazano odpowiednich dokumentów jakie wykonawca powinien złożyć – w przypadku gdy samodzielnie nie spełnia wymaganych warunków udziału w postępowaniu i w tym zakresie powołuje się na zasoby podmiotu trzeciego – potwierdzających, że wobec takiego podmiotu nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 i ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.).

Powyższym naruszono art. 22a ust. 3 ww. ustawy w związku z § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. z 2016 r. poz. 1126). Stosownie do wskazanego art. 22a ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający ocenia, czy udostępniane wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 i ust. 5 tej ustawy. Stosownie natomiast do § 9 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Rozwoju zamawiający żąda od wykonawcy, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy, przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w § 5 pkt 1-9 (tj. dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia z postępowania, określonych w art. 24 ust. 1 pkt 13-22 i ust. 5 ustawy).

Zamawiający na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia z postępowania podmiotu trzeciego, na zasoby którego powołał się wykonawca, żądał tylko oświadczenia własnego wykonawcy o braku podstaw wykluczenia podmiotu trzeciego.

- w ogłoszeniu o zamówieniu nie wskazano wszystkich dokumentów wymaganych przez zamawiającego od wykonawcy na potwierdzenie spełniania wymaganych warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia (które zostały wskazane w SIWZ), tj.:
- przedstawienia przy ofercie zobowiązania podmiotu trzeciego/podmiotów trzecich do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia,
- oświadczenia wykonawcy w zakresie: „Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów w tym osób fizycznych nie będących pracownikami wykonawcy, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji: składa także w oświadczeniu własnym oświadczenia dla każdego z tych podmiotów”.

Powyższe było niezgodne z art. 41 pkt 7a ww. ustawy Prawo zamówień publicznych, stosownie do którego ogłoszenie o zamówieniu zawiera co najmniej wykaz oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia.
- zaniechano odrzucenia oferty wykonawcy wybranego do realizacji zamówienia, który w zakresie spełniania warunku udziału w postępowaniu polegającego na posiadaniu zdolności technicznej lub zawodowej powołał się na zasoby podmiotu trzeciego, natomiast w złożonej ofercie wykonawca nie wskazał tego podmiotu jako podwykonawcy zamówienia.

Naruszono tym art. 89 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy Prawo zamówień publicznych w związku z postanowieniami zawartymi w rozdziale V pkt 5.5.3. i rozdziale XII pkt 12.15 SIWZ oraz w związku z art. 22a ust. 4 ww. ustawy.

Stosownie do art. 22a ust. 4 ww. ustawy, w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, jeśli podmioty te zrealizują roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Stosownie do art. 89 ust. 1 pkt 2 powyższej ustawy zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Stosownie do postanowień SIWZ zawartych w rozdziale V pkt 5.5.3 - w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy mogą polegać na zdolnościach innych podmiotów, jeśli podmioty te zrealizują usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Stosownie do wymogów SIWZ zawartych w rozdziale XII pkt 12.15 na potrzeby oceny ofert - oferta musi zawierać Formularz Ofertowy sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do SIWZ. Zgodnie z ww. wzorem oferty, w pkt 9 należało wskazać: „Oświadczam/y, że zamierzam/y powierzyć realizację następujących części zamówienia podwykonawcom” w tym: „Opis części zamówienia, którą wykonawca zamierza powierzyć do realizacji przez podwykonawcę” oraz „Nazwa podwykonawcy”.

Powyższy wykonawca w zakresie spełniania ww. warunku, tj. wykazania wykonania:
- jednej usługi o wartości co najmniej 180 000,00 zł brutto polegającej na odbiorze i zagospodarowaniu odpadów komunalnych w okresie minimum 12-stu następujących po sobie (kolejnych) miesięcy,
- jednej usługi o wartości co najmniej 150 000,00 zł brutto polegającej na odbiorze i zagospodarowaniu odpadów komunalnych w okresie minimum 12-stu następujących po sobie (kolejnych) miesięcy, powołał się na zasoby podmiotu trzeciego, natomiast w złożonej ofercie wykonawca nie wskazał tego podmiotu jako podwykonawcy zamówienia. Zgodnie ze wzorem oferty należało w niej wskazać „Opis części zamówienia, którą wykonawca zamierza powierzyć do realizacji przez podwykonawcę” oraz „Nazwa podwykonawcy”. Wykonawca w złożonej ofercie nie wypełnił ww. rubryki (pozostawił puste pola).
- w protokole postępowania w sekcji 27 - „Załączniki do protokołu” nie wskazano umowy o zamówienie, która powinna stanowić załącznik do protokołu, co było niezgodne z art. 96 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz § 2 ust. 2 pkt 21 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r., poz. 1128) oraz wzorem protokołu stanowiącym załącznik nr 1 do ww. rozporządzenia. Stosownie do art. 96 ust. 2 ww. ustawy oferty, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu. Zgodnie z § 2 ust. 2 pkt 21 powyższego rozporządzenia protokół w zależności od zastosowanego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawiera informacje, o których mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych oraz informacje dotyczące załączników do protokołu.

Obowiązkiem zamawiającego było „wymienienie wszystkich załączników” w protokole postępowania – w myśl dyspozycji zawartej w pozycji 27 wzoru protokołu. Postępowanie przetargowe przeprowadziła Komisja Przetargowa powołana zarządzeniem Nr 90/2017 Wójta Gminy Lelów z dnia 30 maja 2017 r. Zadania w zakresie sporządzenia dokumentacji postępowania należały do Głównego Specjalisty w Referacie Infrastruktury i Ochrony Środowiska. Nadzór w tym zakresie sprawował Kierownik tego Referatu.

Dokumentację postępowania, w tym ogłoszenie o zamówieniu, SIWZ i protokół postępowania zatwierdził p. Henryk Nowak – Sekretarz Gminy Lelów działający w imieniu i na podstawie upoważnienia p. Krzysztofa Molendy – Wójta Gminy Lelów.

Wniosek nr 1
Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Gminy Lelów, w tym nad członkami komisji przetargowej, w zakresie przygotowania i prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia klasycznego, co dotyczy w szczególności:
- wskazywania w ogłoszeniu o zamówieniu podmiotowych środków dowodowych, jakie powinien złożyć wykonawca w przypadku gdy polega na zasobach podmiotu trzeciego, w celu zbadania czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem wykonawcy, stosownie do wzoru ogłoszenia o zamówieniu stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia z dnia 23 grudnia 2020 r. Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 2439) w związku z art. 272 ust. 2 i art. 119 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 z późn. zm.),
- czynności mających wpływ na wynik postępowania, tj. rzetelnego badania czy wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, złożył prawidłowe dokumenty na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, stosownie do art. 128 ust. 1 ww. ustawy Prawo zamówień publicznych,
- odrzucania ofert nie spełniających wymogów specyfikacji istotnych warunków zamówienia, stosownie do 226 ust. 1 pkt 5 w związku z art. 281 ust. 1 pkt 12 ww. ustawy,
- wskazywania w protokole postępowania o udzielenie zamówienia wszystkich dokumentów stanowiących załączniki do protokołu, stosownie do art. 73 ust. 1 powyższej ustawy oraz § 3 pkt 20 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2020 r., poz. 434) i dyspozycji zawartych w sekcji 30 wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne w trybie podstawowym, stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia, mając na uwadze art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.)